海外の第三者検品は伝達の段数を短くし写真と見本で言葉を補う
海外の第三者検品は伝達の段数を短く設計する
依頼から現場の手まで、言葉は渡るたびに薄れる。伝言を何段重ねるかを最初に設計し、写真と見本に言葉の代わりをさせる運用をまとめた。
渡るたびに薄れる言葉
海外での検品の依頼は、発注側、窓口、現地の責任者、実際に手を動かす検査員と、届くまでに幾つもの手を経る。経るたびに細部が落ちるのは伝言の性質で、弱められた項目ほど、現場では後回しにされる。
落ちた細部を取り戻すには、後から追記するより、初回の依頼で段数を設計するほうが早い。誰が誰に何を直接伝えるかを決め、届くまでの手の数を減らすのが設計の中身だ。
依頼は一通に収める
確認したい項目を複数回に分けて追記すると、どれが本題でどれが補足か、現場では判別できなくなる。依頼は一通に収め、重要度の順に並べる。追記が避けられない場合は、前の文書ごと差し替えて、現場の手元に一つの版しか存在しない状態を保つ。
文書の量は、現場が一日で読み切れる長さに抑える。書けば書くほど丁寧に見えるが、読み切れない分量の文書は、結局どの欄も薄く処理されて終わる。
見本と写真に代わりをさせる
言葉で説明すると時間のかかる事柄は、見本と写真に語らせる。不良の見本を現場に置き、判定の幅を写真で示せば、翻訳を介す回数が減り、伝達の段も一つ減る。
言葉の代わりとなる物は、壊れずに届く形で送る。現場に着いた見本が折れていれば、基準自体が変わってしまう。見本の梱包は、依頼の中身と同じくらい丁寧に扱う。
現場から質問を返させる
一方向に流れる伝達は、届いた先で止まる。分からない事柄を現場が黙ったまま処理すると、誤解は報告書の段になって初めて顔を出す。依頼の末尾に、判断に迷う品を保留として仕分ける枠を置き、質問を返すことを許しておくと、間違いは確認の段で留まる。
返ってきた質問への答えは、窓口を一つに絞りつつ、判断の根拠となる問いには発注側が直接答える役割を崩さない。ここを疎かにすると、減らしたはずの段がまた増える。返答の待ち時間も日程に織り込んでおく。
伝わったかは報告で読む
伝達が届いたかどうかは、返ってくる報告で読み取る。依頼した項目が報告書に反映されていなければ、その項目は届いていないと判断してよい。問い合わせへの返答の速さも、通り道が生きているかの指標になる。
伝達の段が一つ減るたびに、誤解も費用も目に見えて軽くなる。伝言の段数を減らす工夫は、依頼文の書き出し一手で足りる。現場まで届く形に整える作業はこちらで引き受ける。