オフィス用品の検品は文房具と事務機器で判定の切り方を分ける
オフィス用品の検品、文房具と事務機器で判定の切り方を分ける
混合ロットでは、書き物の道具と電気で動く機器を同じ目で数えると、判定の密度が合わなくなる。オフィス用品の検品を区分けして回す組み方を述べる。
混合ロットは区分けして回す
ひとつの発注に文房具と事務機器が混ざるロットは少なくない。同じ台で同じ密度に数えると、機器の作動確認が薄くなり、逆に文房具の数合わせに手間が取れる。区分けして回すのが現実的だ。
区分けは、品目の表を先に作ってから始める。どれが機器の区分に入るかを当日に決めると、班ごとの密度が揃わない。
区分けの細かさは、発注の組み方で変わる。同じ取引先でも、一度に届く品目の顔ぶれが替われば、区分の切り方も見直す。
文房具は数と外観と包装
文房具の区分では、数量の合わせ、外観の傷と汚れ、包装の揃いが中心になる。ペンのキャップの閉まり、ノートの綴じ、付属の有無。数が多いぶん、数え落としが一番の問題になる。
数え落としを防ぐには、箱の単位で数を固定してから中身を見る。中身を見ながら数を合わせると、二度手間になる。
包装の揃いには、開けた跡の有無も含まれる。袋の口が開いた品は、数に含めて良いかを先に決めておく。
事務機器は作動を先に
事務機器の区分では、通電と作動を先に確かめる。表示の点滅、ボタンの手応え、付属のケーブルの揃い。外観より作動を先に置くのは、作動の不良は手直しがきかないことが多いからだ。
機器の付属は種類が多く、説明書の言語の違いも数える。日本向けの表示の揃いを、付属の段で確認しておく。
班と台を分けて置く
班の割りも区分けに沿う。数を数える班と作動を見る班を分け、台も別にする。混ぜないことで、どちらの密度も保てる。
ヨシダ検品では、区分けごとに判定の基準を別の紙にして、班が混ざらないよう当日の朝に配っている。
区分けの記録を残す
区分けの記録は、次のロットの段取りになる。どちらの区分に手間が掛かったか。数字を戻せば、発注の組み方も直せる。
一概に点数だけで決まるわけではない。文房具と機器の配分、そして拠点の距離で幅が生じる。
疑問が出たときは、やり取りの最初に現場の写真を差し上げる。写真から入ると、話のすり合わせが早い。