ロットと出荷日が散らばる依頼は一覧表にまとめてから検品の交渉に臨む
ロットも品目も散っている—拠点と日程を一覧に寄せる頼み方
打ち合わせの段で詰まる依頼の多くは、ロットと出荷日がばらばらに散っていることが原因だ。どこで、何を、いつ見るのかを一枚の紙に並べ替えてから渡すと、交渉は動き出す。散った発注を個別対応にしない頼み方を整理する。
散ったロットが疲れる場所
品目の複数ある取引を複数の製造拠点へ割り当てると、ロットの完成も出荷日もばらばらに散ることが珍しくない。この状態から一つずつ説明して頼むと、問い合わせと回答が互いにすれ違い、目を見る前に日程の段で日数を燃やす。
散るのは依頼側だけでなく、受ける側も同じだ。向かう拠点、立ち入る日、読む用紙。情報が点のまま届くと、受ける側は点を結べない。だから最初に寄せる。
一覧の欄
欄は少なくても足りる。拠点の名称、品番とロット、箱数、出荷日、生産の進み、報告の送り先。この六つが一枚に並べば、依頼の形は読み取れる。
生産の進みは「半分強」「詰め終わり」と粒度粗くて構わない。日は早い候補と遅い候補を二本書き、後から消せる形にしておく。一覧は共有の紙であって、飾る必要はない。
寄せる順序
散った物は出荷日の近い方から紙の上へ並べ、立ち入りの日程をそこから逆算して敷く。同じ拠点のロットは連続した日程に括り付けると、移動が一度で済む。拠点の側も、同じ班が続けて立ち会える分だけ対応が軽くなる。
日付は暦に沿って等間隔に離すと具合が良い。一日に詰め過ぎると、その日の照合が雑になって、かえって確認のやり直しを呼ぶ。
報告の形を揃える
散ったロットが一番擦り減るのは報告の段だ。形のない紙がロットの数だけ届くと、机の上で読みが合わせられない。初回の返事で項目の並びと様式を決めておけば、毎日の記録が一枚の台帳に連なる。
判断は一覧の並びに沿って返す。保留にするロットは、品番と理由を紙へ残して置くと、後から読んだ人が日数を迷わない。
一枚目の紙で作戦を立てる
散ったロットの依頼は、最初の紙の形で成否が決まる。一覧を仕上げた依頼は打ち合わせが一度で足り、基準の用紙と見本の収集はその後でも遅くない。ばらばらのまま進めた依頼が、同じ確認を三度繰り返すのに引き換えに。
拠点の数と出荷日の散り方——この二つの密度から、費用と日程はひと通り読める。一覧が整っているなら、まとめられる日を指で追って計画に起こす。
最初の打合せはあの紙だけで足りる。出荷日の候補を二本添えて置くと、さらに早い。